Sensible Daten: Dürfen Angestellte ihre Personalakte einsehen?

Die Personalakte dokumentiert nicht nur Bewerbungsunterlagen, sondern teils auch sensible Daten wie Abmahnungen, Fehlzeiten und Protokolle aus Mitarbeitergesprächen. Daher ist es für Arbeitnehmer natürlich interessant, was der Arbeitgeber für Notizen gesammelt hat. Dazu gibt es einige Regeln.

 „Prinzipiell haben alle Arbeitnehmer das Recht, Einblick in die Personalakte zu bekommen”, sagt Johannes Schipp, Fachanwalt für Arbeitsrecht. Das sei einerseits durch die Persönlichkeitsrechte des Einzelnen verbrieft, aber zusätzlich auch im Betriebsverfassungsgesetz (§ 83) und zum Teil in Tarifverträgen festgeschrieben. Gilt für ein Unternehmen das Betriebsverfassungsgesetz, könne ein Arbeitnehmer zur Einsicht seiner Personalakte auch ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen, so Schipp.

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Personalakte darf kopiert werden

„Mit der Personalakte sind alle Daten gemeint, die über einen Arbeitnehmer gesammelt werden, und nicht nur das, was mit Personalakte gekennzeichnet ist”, erklärt der Fachanwalt weiter. Das können also zum Beispiel auch elektronisch gespeicherte Daten sein. Ein Arbeitnehmer habe das Recht, bei einer Einsicht der Akten Abschriften zu machen oder Kopien zu verlangen. Das hat aber Grenzen: „Anspruch auf Fotokopien einer 200 Seiten starken Akte kann ein Angestellter wohl nur bei einem berechtigten Interesse durchsetzen”.

Das Recht, die Personalakte einzusehen, hat der Arbeitnehmer jederzeit - im Rahmen der Möglichkeiten. Auch, wer dreimal pro Woche seine Akte lesen möchte, verlangt mitunter zu viel. „In der Regel darf der Arbeitnehmer die Personalakte aber nicht während der Arbeitszeit einsehen”, fügt der Fachanwalt hinzu. 

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Personalakte in früherer Firma nur in Einzelfällen einsehbar

Endet ein Arbeitsverhältnis, haben Arbeitnehmer üblicherweise kein Einblicksrecht mehr in ihre Personalakte. „In Einzelfällen kann es bei berechtigtem Interesse aber möglich sein”, sagt Schipp. Etwa, wenn in der Personalakte Zertifikate einer innerbetrieblichen Fortbildung abgelegt sind, die ein Arbeitnehmer für einen beruflichen Nachweis benötigt.

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