Checkliste zum Onboarding neuer Mitarbeiter:innen: So gelingt eine optimale Einarbeitung

Sie haben neue Mitarbeiter:innen gefunden, die Ihr Unternehmen tatkräftig unterstützen sollen? Damit diese sich in Ihrer Firma von Anfang an wohlfühlen, lohnt es sich, ihren Arbeitseinstieg optimal zu gestalten. Tipps und Tricks sowie Beispiele, wie regionale Firmen aus Unterfranken die Einarbeitung oder das jeweilige Onboarding handhaben, lassen sich in diesem Beitrag finden. 

Intensive Einarbeitung zahlt sich aus

Das Ziel der Einarbeitung ist es, dass neue Mitarbeiter:innen schnell, effizient und zufrieden in ihre neue Arbeitsumgebung integriert werden. Je schneller die Mitarbeiter:innen eingearbeitet sind, desto schneller können sie produktiv arbeiten. Eine strukturierte und intensive Einarbeitung hilft somit dabei, dass die Mitarbeiter schon nach kurzer Zeit selbstständig und motiviert arbeiten. Zudem zeigt eine intensive Einarbeitung, dass das Unternehmen neue Mitarbeiter:innen wertschätzt und erhöht dadurch den Wohlfühlfaktor.

8 Tipps für ein gutes Onboarding in Unternehmen

Damit die Einarbeitungszeit optimal funktioniert, hilft Ihnen unsere Checkliste für das Onboarding. Wichtig ist dabei, diese chronologisch abzuarbeiten.

Informationen zusenden sind Teil des Onboarding-Prozesses

Damit sich die neuen Mitarbeiter:innen optimal auf den ersten Arbeitstag im Unternehmen einstellen können, sollten Sie sich schon vorher bei Ihnen melden. Am besten informieren Sie die neuen Mitarbeiter:innen bis spätestens eine Woche vor Arbeitsbeginn über Informationen zum Ablauf des ersten Arbeitstages. 

Wo, wann und mit wem beginnt der Tag? Was erwartet einen an dem Tag? Das sind die Frage, die in einem Onboarding per E-Mail mindestens beantwortet werden sollten.

Team informieren

Informieren Sie das Team über den neuen Zuwachs und legen Sie konkrete Ansprechpartner:innen fest. 

Arbeitsplatz einrichten

Richten Sie den Arbeitsplatz der neuen Mitarbeiter:innen im Unternehmen ansprechend an. Vielleicht ein paar Blumen, Schokolade oder ein Werbegeschenk. Die kleine Aufmerksamkeit zeigt Wertschätzung und hilft einem neuen Mitarbeiter, sich wohlzufühlen.

Begrüßung planen

Der erste Eindruck zählt. Achten Sie darauf, dass die Begrüßung herzlich abläuft. Die neuen Mitarbeiter:innen sollen sich wohlfühlen, damit der Onboarding-Prozess und später reibungsloses Arbeiten funktioniert. 

Rundgang 

Optimal passt zur Begrüßung ein Rundgang durchs Unternehmen. Stellen Sie Kolleg:innen, die Geschäftsführung, wichtige Ansprechpartner und auch die Räumlichkeiten. Wo befinden sich die Kantine, die Toiletten, die Küche oder auch ein Raucherbereich? Um Sicherheit zu vermitteln, lohnt es sich, auf das Sicherheitskonzept und auf Fluchtwege und Co. aufmerksam zu machen, um das Onboarding bestmöglich zu gestalten.

Abschlussgespräch

Um den ersten Arbeitstag abzuschließen, sollte ein lockeres Gespräch stattfinden. In diesem können noch unbeantwortete Fragen geklärt und gegenseitige Eindrücke ausgetauscht werden. 

Soziale Eingliederung

Die soziale Eingliederung geschieht nicht am ersten Tag, sondern ist ein Prozess über die Probezeit hinweg - so ist auch diese Checkliste zum Onboarding neuer Mitarbeiter:innen zu verstehen. Es sollte sichergestellt werden, dass die neuen Mitarbeiter:innen sich gut ins Team integrieren. Ob es gemeinsames Mittagessen ist, externe Fortbildungen, Schulungen, Workshops oder auch Teambuilding-Events, alles Interaktive hilft, um die Neuen ins Team zu integrieren.

Ansprechperson für das Onboarding

Besonders in der Probezeit ist es wichtig, eine Ansprechperson zu haben, die ein offenes Ohr bei Fragen, Problemen oder Wünschen hat. Sorgen Sie dafür, dass neue Mitarbeiter:innen eine freundliche und offene Ansprechperson vermittelt bekommen. Das kann auch bei der Integration ins Team helfen.

Wichtig! Als Unternehmen sollten Sie beachten, dass eine Überladung an Informationen zu Stress führen kann und sich so negativ auswirkt. Fokussieren Sie sich am ersten Tag lieber auf die Punkte in der Checkliste für das Onboarding, anstatt diesen mit Aufgaben und Veranstaltungen zu füllen.

So läuft die Einarbeitungsphase bei der Stadtbau Würzburg GmbH ab

Um die Einarbeitungsprozesse anschaulicher beschreiben zu können, hat die Stadtbau Würzburg GmbH ihren Prozess verraten, wie die Einarbeitung in diesem lokalen Unternehmen funktioniert. 

Ein großer Tipp des Unternehmens ist es, nicht erst bei der Einarbeitungsphase und im Onboarding ein gutes Verhältnis zu den neuen Mitarbeiter:innen aufzubauen. Schon bei der ersten Kontaktaufnahme und im ersten Dialog sollte eine angenehme Atmosphäre herrschen und ein Austausch auf Augenhöhe stattfinden. Aus diesem Grund bietet die Stadtbau Würzburg GmbH keine klassischen Vorstellungsgespräche, sondern sogenannte Kennlerngespräche. In diesen soll herausgefunden werden, welche Vorstellungen und Zielsetzungen sowohl der potenzielle Mitarbeitende als auch das Unternehmen hat. Dadurch können Übereinstimmungen herausgefunden werden und es wird klar, ob eine Zusammenarbeit auch nach abgeschlossenem Kennenlernen für beide Seiten vorstellbar ist. 

Eine weitere Möglichkeit, um herauszufinden, ob die Zusammenarbeit gut funktionieren wird, ist ein sogenannter Schnuppertag. Hier wird dem Bewerber die Möglichkeit geboten, einen halben Tag lang das Team, die Räumlichkeiten und die Tätigkeit direkt kennenzulernen. Auch noch offenstehende Fragen können bei dieser Gelegenheit optimal geklärt werden. Für die Stadtbau Würzburg GmbH ist klar, ein einfaches Gespräch kann niemals das abbilden, was ein Schnuppertag bewirken kann. 

Ist es erfolgreich zum Vertragsschluss gekommen, übernimmt bei der Stadtbau Würzburg GmbH das Personalmanagement am ersten Tag das Onboarding. Zunächst werden den neuen Mitarbeiter:innen innerhalb von zwei Stunden die wichtigsten Fakten präsentiert. Anschließend erhalten neue Mitarbeiter:innen eine Einführung in das Intranet des Unternehmens. Besonders wichtig ist beim Onboarding, die Neuen nicht mit allen Informationen zu überfrachten, sondern einen angenehmen Einstieg zu ermöglichen. Die oben vorgestellte Checkliste hilft dabei.

Im weiteren Verlauf werden positionsabhängige Einarbeitungspläne mit dem Vorgesetzten besprochen und die Einarbeitungsphase kann beginnen. Diese geht bei der Stadtbau Würzburg GmbH mindestens sechs Monate. Zur Mitte und zum Ende findet ein Feedbackgespräch mit dem Vorgesetzten sowie dem Personal statt. Auch Zwischenstandgespräche zwischen der Führungskraft und den neuen Mitarbeiter:innen kommen je nach Bedürfnis zustande und ermöglichen eine optimale Einarbeitung. 

Besonders gut kommt wohl auch die Begleitung der neuen Mitarbeiter:innen in der teils langen Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Tag an - das sollte zu einem ausgezeichneten Onboarding gehören. Beispielsweise durch Geburtstags- oder Weihnachtskarten, wenn dies zeitlich passt, dem Zusenden der Mitarbeiterzeitung oder sonstige kleine Aufmerksamkeiten. Kontakt auf diese Art zeigt den neuen Mitarbeiter:innen, dass sie wertgeschätzt werden und das Unternehmen froh ist, sie bald im Team zu haben. 

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Besonderes Onboarding bei der AWO-Unterfranken

Im vergangenen Jahr hat die AWO-Unterfranken ein ganz besonderes Onboarding leisten können. Insgesamt 14 junge Menschen wurden aus dem Kosovo eingeflogen, um in Unterfranken eine Ausbildung zur Pflegekraft zu beginnen.

Nachdem sie am Flughafen abgeholt wurden, verbrachten sie die erste Nacht gemeinsam in einer Jugendherberge. Am Morgen gab es ein gemeinsames Frühstück mit den zentralen Praxisanleitern, zwei Integrationshelfern und den Leitungen der Einrichtungen, in welchen sie die Ausbildungen absolvieren. 

Daraufhin ging es für die Azubis mit den Einrichtungsleitungen in die jeweiligen Einrichtungen in Unterfranken, wo es wiederum jeweils ein weiteres Onboarding gab. Hier konnten alle Ihre Wohnungen beziehen und die Ausbildung startete. 

Insbesondere in den ersten Wochen standen die Integrationshelfer:innen den jungen Menschen für alle behördlichen Fragen zur Seite. Auch ein viermonatiger Online-Sprachkurs wurde den Azubis angeboten und war Basis für ein gutes Onboarding. 

So sollte ermöglicht werden, dass die jungen Menschen aus dem Kosovo sich schnell und gut an ihrem neuen Lebensort wohlfühlen und sich besser verständigen und integrieren können.

Für ein Onboarding braucht es nicht nur gute Fachkräfte, sondern auch neue Mitarbeiter:innen. Hier Stelle ausschreiben und durch eine inkludierte Social-Media-Kampagne die Chance erhalten, aktiv wie auch passiv Job-Suchenende gleichermaßen anzusprechen!